Un OKR c'est quoi ?
Quand on parle d'évaluation de la performance (performance review), d'entretien annuel ou de pilotage des objectifs, on utilise souvent la méthode OKR.
OKR = Objective Key Result.
L'idée est de ne fixer que des objectifs réalistes, quantitatifs et facilement observables.
Prenons un exemple pour bien comprendre :
Une Directrice Recrutement fixe un OKR à son recruteur :
Sur le prochain trimestre, augmenter le volume de recrutements effectués de 10%.
Dans la plupart des organisations, à l'échelle d'un contributeur individuel, 10% semble faisable, donc réaliste (on est dans un exemple fictif ici, ça ne veut pas dire que ça sera adapté pour n'importe quelle situation).
On a fixé un volume précis à augmenter, 10%, donc c'est quantitatif et non soumis à appréciation.
On n'a pas dit "Augmenter un peu le volume" ou "Augmenter significativement le volume", qui pourrait forcément donner lieu à interprétation. On a mis un chiffre concret : 10%, sur une durée précise : le trimestre.
Et une augmentation du volume de recrutement, c'est facilement observable, pourvu qu'on ait bien défini en amont le critère d'évaluation choisi.
Un "recrutement effectué", est-ce que c'est quand le candidat a dit OUI à une propale ? Est-ce que c'est quand il a signé la promesse d'embauche ? Le contrat de travail ? Le jour d'arrivée ? Ou la fin de période d'essai ?
Donc un OKR, c'est facile à utiliser, pourvu qu'on ait fait en sorte de pouvoir tous être d'accord au début et à la fin :
Sur ce qui est précisément attendu,
Sur la période qui sera mesurée,
Sur la façon dont l'atteinte de l'objectif sera évalué.
Alors quels OKRs Recrutement choisir ?
Et bien ça dépend de vous, de votre entreprise, et de votre collaborateur !
1. Les OKRs en cascade
Vous avez, en tant que manager d'équipe, ou à l'échelle de l'entreprise un OKR à atteindre ?
Vous allez alors réfléchir à comment chaque contributeur individuel de l'équipe va pouvoir apporter sa pierre à l'effort collectif pour l'atteindre.
Le but des OKR est souvent d'apporter de la cohérence collective aux efforts individuels.
Exemple : Augmenter le volume de recrutements effectués
On pourrait être tenté de simplement prendre l'objectif global, et de considérer que cette augmentation sera atteinte par un simple "effort", ou pour le dire autrement : tout le monde y met un peu du sien et on va aller décrocher l'objectif ensemble !
Mais tout n'est pas qu'une question d'huile de coude, et si votre équipe a déjà le sentiment d'avoir une charge de travail conséquente, juste leur demander de "faire plus en faisant pareil" pourrait les frustrer, voire manquer de répondre à leur besoin de stimulation intellectuelle.
On peut alors se poser la question autrement, et se dire :
Que pourrions-nous faire de différent pour augmenter le volume dans votre équipe ?
Est-ce une question d'efficacité ? Est-ce une question d'organisation ? Est-ce une question d'outils ?
Peut-on communiquer différemment auprès de nos cibles ? Quelles sont nos marges de progression possibles sur le sourcing ?
2. Les OKRs à l'initiative du collaborateur
Les OKRs sont une bonne excuse pour solliciter les collaborateurs sur leurs souhaits de développement.
Dans quelle direction souhaiteraient-ils porter leurs efforts ?
Quel effort leur semblerait pertinent à leur échelle ?
Le rôle d'un manager est alors à la fois d'aider à formuler correctement l'OKR, et de s'assurer qu'il réponde à la fois aux souhaits individuels et aux besoins collectifs de l'entreprise.
Exemple : "J'aimerais structurer davantage mes entretiens. Le mettre en OKR me motivera à prendre le temps."
On pourrait alors le formuler de cette manière : "Objectif de XX% d'entretiens qui sont effectués à partir d'une trame structurée, avec au moins 3 questions de mise en situation".
Sachant que si l'on part de zéro, l'objectif n'est pas sur un trimestre d'avoir 100% des postes sous format d'entretien structuré, mais de construire cette pratique progressivement.
C'est souvent comme cela que l'on se rend compte de l'apport de l'entretien structuré par rapport aux autres, lorsque l'on pratique les deux systèmes, structuré et non structuré, parallèlement.
3. Les OKRs dans un but de développement personnel et professionnel
Certains OKRs peuvent avoir un but qui sert l'entreprise et la fonction du collaborateur, tout en lui permettant de développer ses compétences.
Par exemple, pour un recruteur qui aurait besoin de moins se reposer sur les candidatures entrantes et de faire davantage de sourcing sous forme d'approche directe, on pourrait proposer l'OKR suivant :
"XX% des candidats en pipeline doivent venir de canaux d'approche directe"
A l'inverse, si une recruteuse a besoin de développer ses qualités de rédaction d'annonces, on pourrait proposer pour objectif :
"Augmentation de 10% de la part de candidats en shortlist issus d'annonces"
Evidemment, tout OKR lié à un but de développement personnel et professionnel doit être accompagné de moyens permettant la montée en compétences sur le sujet, parmi lesquels on pourrait imaginer : formation, accompagnement, coaching, mentoring, temps dédié, objectifs cohérents, etc...
4. Les OKR de qualité
Si les OKR doivent avoir une dimension quantitative, est-ce que cela veut dire que l'on doit exclure toute mesure de la qualité ?
Non, il existe plein de façons de mesurer la qualité.
La qualité d'un pipeline de candidats peut s'évaluer par ses taux de transformation.
La qualité d'une expérience candidat peut s'évaluer par une mesure du taux de satisfaction à l'issue du process.
Attention aux NPS (Net Promoter Score) et Taux de Satisfaction qui peuvent être biaisés. Par exemple, un NPS manager peut être biaisé par la relation qu'il entretient avec un recruteur.
Et si une bonne relation est un atout, elle ne dit rien de la capacité du recruteur à staffer les équipes du manager.
Pour mesurer un taux de satisfaction, on utilisera donc des questions standardisées et précises qui permettront de limiter les biais relationnels.
Les OKRs sont un outil puissant pour piloter une équipe recrutement, à la fois de manière collective et individuelle, mais c'est un outil encore plus puissant pour aider les équipes à se développer personnellement, tout en servant l'effort collectif nécessaire à la professionnalisation d'un département Talent Acquisition.
Le Conseil +
Un OKR ne doit pas être vu comme un KPI.
Un KPI, c'est une conséquence, un constat.
On le suit de manière régulière.
Un OKR, c'est un encouragement orienté dans une certaine direction. Il a également une durée précise dans le temps, c'est une action ponctuelle.
Un bon OKR
Un KPI tire le collaborateur, l'OKR est censé faire en sorte que ce soit le collaborateur qui pousse pour l'atteindre.
Un OKR représente un effort, il ne peut donc être qu'une augmentation ou une réduction : cela veut dire qu'il s'applique à quelque chose que l'on a déjà mesuré par le passé.
Si l'on a jamais mesuré ce sur quoi porte l'OKR, alors c'est un KPI.
Mais il faut le mesurer pour savoir d'où l'on part, sinon il est impossible d'avoir une idée de l'effort demandé au collaborateur.
Exemples d'OKR Talent Acquisition
Pour finir voici des exemples d'OKRs que j'ai déjà utilisés en tant que Responsable Recrutement au sein de mes équipes et avec mes clients :
Augmenter la part de candidats venant d'un canal spécifique ;
Augmenter la part de candidats qui sont d'anciens candidats réactivés dans la base de données ;
Augmenter le taux de retours positifs suite aux approches directes ; (focus qualité - attention à rester réaliste en mettant un pourcentage d'augmentation faible pour commencer) ;
Participer à X événements métier par mois pour sourcer des candidats sur le terrain ;
Réduire la durée du Time To Hire (ou d'autres étapes du process) de XX% ;
Augmenter le taux de satisfaction des candidats à l'issue du process de XX%...
Les OKRs à éviter pour les recruteurs :
A. Tous les objectifs liés au turnover.
Le turnover est un enjeu business très important, mais le rôle des recruteurs est de TROUVER des candidats pour que les managers RECRUTENT.
On pense souvent devoir mettre la responsabilité de la réussite de la période d'essai sur les épaules des recruteurs.
La vérité est que c'est extrêmement démoralisant pour eux.
Il est normal qu'on veuille objectiver les recruteurs sur la qualité des candidats présentés, mais cet objectif pourrait se formuler plutôt de cette manière : "Taux de candidatures sélectionnées qui sont validées par les Hiring Managers", car la responsabilité du recrutement d'un candidat, puis de son intégration, sont bien sur les épaules des managers, et pas sur celles des recruteurs.
Et si ce je viens de présenter vous fait douter, je vous laisse avec cette réflexion :
Pour que l'on mette la responsabilité de la réussite d'un recrutement sur les épaules d'un recruteur, la logique voudrait qu'on lui donne le dernier mot sur le recrutement.
B. Les objectifs qui pourraient créer trop d'écarts entre 2 recruteurs
Il est normal que tous les OKRs soient individualisés, en fonction de l'expérience et du niveau de chacun.
En revanche à périmètre équivalent pour deux collaborateurs ou collaboratrices, il faut éviter de créer trop d'écarts entre leurs objectifs respectifs.
Et s'il y a néanmoins des différences entre leurs objectifs, il faut garder en tête que ces différences doivent être perçues, comprises et expliquées à vos collaborateurs.
Voilà, vous êtes parés !
Et si vous avez envie de discuter de vos objectifs et de votre stratégie, contactez-moi : j'adore ces sujets.
Quelques sources pour creuser plus loin :
Bock, L. (2015). Work Rules!: Insights from Inside Google That Will Transform How You Live and Lead. New York, NY: Twelve.
Lehong, J., Van Biljon, J., & Kock, E. (2018). A usability and relevance evaluation of a computer science mobile mentoring system prototype. South African Computer Journal, (60), 1-28.
Timchenko, I. P. (2022). Methodology of OKR (Objectives and Key Results) in Strategic Management of IT Companies. Investments: Practice and Experience.
Stray, V., Gundelsby, J., Ulfsnes, K., & Moe, N. B. (2022). The daily stand-up meeting: A grounded theory study. Journal of Systems and Software, 172, 110907.
Zhou, H., & He, Y. (2018). Comparative Study of OKR and KPI. DEStech Transactions on Economics, Business and Management.